設計と構築
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共通のマスタアプリ
- 状況
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kintone利用開始後は、現場メンバー自らがkintoneを使って、自身の部署やチームの業務改善を進めることを想定している。
その際は、【アプリ作成ルール】(6-41)を設定したり、【担い手を増やす】(6-40)にあるように、現場メンバーにはマスタの概念や効率的なデータの持ち方もレクチャーする予定だ。
- 問題
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様々なチームがそれぞれアプリを作成すると、kintone上に類似のマスタアプリが複数でき、管理や運用が煩雑になってしまう。
既に存在しているマスタアプリが全社共通アプリであることに気づかず、現場のチームがそれぞれマスタアプリを作成してしまうことがある。これは、全社共通のアプリについて現場リーダーやIT部門が作成・管理に関わる【アプリ作成ルール】(6-41)がある場合も起こりうる状況である。
類似のマスタアプリが複数できると、アプリ作成者はどのマスタアプリに紐付ければよいか分からず迷ってしまう。マスタアプリの数だけマスタデータのメンテナンスも発生し、管理コストも高くなる。また異なるマスタアプリを利用することで、業務上利用するデータがチームごとに異なれば、そのデータを利用して適切な分析が難しくなってしまう。
- 解決
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マスタアプリは、全社で共通利用できるように整備する。
マスタアプリはkintone構築の早い段階で全社で共通利用するアプリとして整備し、現場リーダーやIT部門が作成・管理に関わるようにする。その上で、作成したマスタアプリの所在が、アプリ作成者にとって分かりやすいように配置しておく。たとえば、全社で利用しているマスタアプリを集めたアプリやスペースを作って、目立つところに配置しておくなどが考えられる。
- 結果
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アプリ作成者は紐付けるマスタアプリを素早く見つけられ、アプリ作成時の迷いが減る。またマスタアプリが乱立することを防げるので、新規マスタアプリの作成コストや、マスタアプリのメンテナンスコストも抑えられる。そしてマスタアプリが共通となることで、部署間・チーム間を跨いだデータ分析も適切にできるようになる。
