目的設定
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根本原因の追求
- 状況
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非効率で面倒な業務プロセスがたくさん挙がってきた。それらの業務課題を片っぱしから解決していこうとしている。
- 問題
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業務課題を一つ解決しても、次の業務課題がすぐに表面化し、課題解決に追われてしまう。
kintoneではすぐに業務アプリを構築できるので、解決策が見つかったと思い、すぐにアプリ構築に進んでしまう。
表面化している事象をモグラたたきのようにひとつずつ対応すると、その都度アプリや業務ルールが増えてしまう。
短期的には現場の負担を軽減したように見えるが、長期的・全体的な視点で見ると、別の業務プロセスで作業が増えていたり業務の仕組みが不必要に複雑になってしまう。
- 解決
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業務課題ひとつずつに対して解決策を考えるのではなく、複数の業務課題を生み出している根本原因を見つけ、その根本原因に対して解決策を実施する。
一つの課題を解消しても、その根本原因が解決されていない場合、またすぐに別の課題として表面化してしまう。たとえば「入力間違いが多い」という業務課題があった場合、解決策として「入力間違いを防ぐ仕組みを作る」ことを思いつくだろう。しかし、根本原因として「入力項目が多すぎる」ために、「入力間違いが多い」という業務課題が起きているのかもしれない。その場合は「入力間違いを防ぐ仕組みを作る」よりも先に「不要な入力項目を削除する」という対策で根本原因を解消できる。
「なぜ入力間違いが多いのだろうか？」「なぜ入力項目が多くなってしまったのだろうか？」といった具合に、業務課題に対して「なぜ？」という質問を繰り返すことで、根本原因がより鮮明になってくるだろう。
- 結果
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根本原因を追求してから解決策を実施することで、複数の業務課題を一度に解決できる。また一つの解決策が他の業務課題を引き起こしたり、別の業務を不用意に煩雑にしたりということを未然に防げる。その結果、業務プロセス全体がシンプルになり、限られた時間の中で効率的に業務改善を実現できるだろう。
