プロジェクト企画

2-15

自分たちの
ガバナンス設計

状況

kintoneを新しく組織に導入するにあたって、アクセス権などのガバナンス設計を検討している。

問題

最初からkintoneの自由度を制限しすぎると、現場メンバーのアイデアを活かせずkintoneの活用範囲が広がらない。

・利用人数や対象業務範囲が大きいと利用規則やアクセス権の制限を強く細かく設定すべきであると考えてしまう。
・【現場主体の業務改善】(0-01)を進めたいが、現場メンバーにどこまで権限を渡して良いのか分からないので、権限を制限したままにしてしまう。

解決

最初はガバナンスにゆとりをもたせ、運用の中で理想的なガバナンス設計をしていく。

組織の中でkintoneを使い始めるときは、まずは「自由に利用できる場所」と「ルールに沿って利用する場所」を区分けし、ガバナンスにゆとりをもたせて運用を開始する。

現場メンバーのスキルや管理するデータの重要性に応じた権限設定が必要になるが、運用する中で各種権限設定や利用ルールの方針が見えてくるので、その経験知を基に組織に合ったガバナンス設計をして【アプリ作成ルール】(6-41)を策定する。

結果

システム導入の初期は、組織内の誰もが手探り状態であるため、【自分たちのガバナンス設計】(2-15)にむけて最初はゆとりをもたせて運用することで、【現場主体の業務改善】(0-01)を実現することができる。

また、【自分たちのガバナンス設計】(2-15)を目指すにあたって、【開かれた情報】(0-03)を意識することで、立場や経験を超えて業務改善のアイデアを共有することができる。

【アプリ作成ルール】(6-41)を策定することで、管理が煩雑になることを抑えながら、現場メンバーがkintoneを使って業務改善を推進できる。

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