リリースと定着
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現場代表
- 状況
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kintoneを使った業務システムをいよいよリリースしようとしている。業務システムの利用マニュアルを用意し現場ユーザーへの説明会も予定している。
- 問題
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業務システム側からのアプローチだけでは、現場メンバーの理解が浅くなってしまい業務システムが現場に浸透しにくい。
業務システムとしての機能や使い方の説明だけでは、現場メンバーが「自分の業務にどのような変化があるのか」「自分がすべきことはなにか」「どのようなメリットが有るのか」が分かりにくい。現場メンバーの理解が浅い状態ではその業務システムは現場に浸透せず使われないだろう。
また、業務システムのマニュアルや説明会といった一方通行のコミュニケーションでは、現場メンバーが業務システムを自分ごと化しづらく、積極的な活用につながらない。
- 解決
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現場ユーザーの中から業務プロセスを深く理解している人を【現場代表】として選出し、その人から業務システムの説明をしてもらおう。
現場代表から現場メンバーに、業務システムの機能や使い方とあわせて、業務の変更点、現場メンバーへの依頼事項などを説明してもらおう。現場代表には事前に業務システムの説明資料やデモ環境などを提供しておき、業務システムに関する質問などがあれば事前に確認しておこう。
現場代表には、リリース直後の現場メンバーのサポートや現場メンバーからのフィードバック集めにも協力してもらうとよい。
- 結果
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現場ユーザーの中から選ばれた現場代表が業務システムの使い方を説明することで、現場ユーザーにより伝わりやすいかたちで説明ができる。また、現場代表が仲介役となることで、現場ユーザーの生の声を拾い上げ、業務システムに反映させることで、現場ユーザーの納得感が高いシステムにしていけるだろう。
さらに、各部署の現場代表同士が、業務システムの展開に関する資料や悩みの共有ができる会議体を用意しておくと、現場代表の時間的・心理的負担を軽くできる。
現場代表を選出する際には、その業務負荷を評価できるような制度や役割定義を整備するのが望ましい。
