継続企画
6-42
定期的な棚卸し
- 状況
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kintoneを利用しはじめて一定の月日が経った。【担い手を増やす】(6-40)ことで、現場メンバー自らがkintoneで自身の業務を楽にするアプリを作りはじめている。
アプリの数も順調に増え、プラグインや連携サービスの契約数も徐々に増えてきている。
- 問題
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無秩序にアプリの増殖を放置すると、誰にも使われていない不要なアプリが溜まってしまい、ユーザーの利便性を損ね始める。
このようなアプリは次の状況で発生する：
・作った本人が忘れて放置されている
・作成者・管理者が会社を辞めて放置されている
・役目を果たした後に、そのままになっているこれらが次第に多くなってくると、アプリ検索や全文検索にヒットするノイズが増えたり、アプリ一覧が煩雑になりアプリの発見が不便になったりする。
またプラグインも同様である。当然ではあるが、有償のものだと余計な費用が掛かってしまう。また有償・無償にかかわらず、必要なプラグインに競合してしまったり、必要のないタイミングでAPIを実行してAPIリクエスト数を増加させたり、開発のリスクになるケースがある。
- 解決
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定期的にアプリやプラグインの「棚卸し」を行う。
アプリの場合はアプリ管理やポータルのアプリ一覧から「自分が作成したアプリ」を絞り込むことが出来るので、利用者自身で不要なアプリの判断を行って、削除するよう周知しよう。
それでも溜まる不要なアプリは管理者が棚卸しよう。管理者はアプリ一覧をCSV形式でダウンロードすることが出来るので、ダウンロードした一覧から、レコード数や最終更新日などを指標に使用されていないと思われるアプリを洗い出し、整理しよう。
棚卸しの際の参考情報として【利用率の把握】(4-36)から得たデータを参考にするのもよいだろう。プラグインの場合は、インストールされているものの一覧は管理者しか見られないので、管理者がどのアプリにも適用されていないプラグインがないか定期的に確認する必要がある。
- 結果
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全文検索時に不要なデータがヒットしなくなり、誤ってテストデータを更新してしまうこともなくなる。また、プラグインも費用をムダにすることなく適切に使えるだろう。不要なものが整理された快適なkintoneを使い続けることができる。
