運営

5-37

継続的な振り返り

振り返りをすれば、次の改善ポイントが見えてくる。

状況: はじめてのプロジェクトが、紆余曲折したものの一通り終息した。初期導入はゴールではないので、ここから更に業務範囲を拡大したり、継続的な改善を施したりしていく予定だ。

▼その状況において

問題

初期導入時の経験や失敗からの学びを、今後のkintoneでの業務改善に活かせないかもしれない。

kintoneは継続的な改善を行えるが、初期導入時の「紆余曲折」をきちんと分析して原因と改善策を明確にしないと次のサイクルで同じ方法を使う場合にも、同じ穴に落ちてしまう恐れがある。

またプロジェクトが長期に渡る際は、現場でのオペレーションも状況に合わせて変化しているので、システムが出来上がった際にはすでに当初確認した業務フローではなく、システムが活かされないリスクもある。

▼そこで

解決

次のフェーズでよりよいサイクルを回すべく、サイクルごとに目的と改善点を整理する振り返りを実施する。

手始めに以下の点から振り返ってみるとよい：

・【システム化のコンセプト】(1-07)として定めたプロジェクトのゴールに達しているか、差異はないか
プロジェクトの当初に掲げた「このプロジェクトは、誰に、どんな価値を提供するのか？」というプロジェクトのゴールを達成しているか確認する。達成していない場合、今何％まで達成しているのか、当初描いたゴールは現時点から見てズレはないのかなど、もう一度目指すべきゴールを再検討する。

・【業務の流れを掴む】(1-09)で確認した業務フローから差異はないか
業務フローは経営状況や業務効率化などの様々な要因で刻一刻と変化している。システムと現在の業務フローに乖離が生まれないように、定期的に業務フローの更新を現場に確認しておいた方がよい。

・今後のサイクルで活かせる改善ポイントを話し合う
最初の導入サイクルが終わった時点で得た教訓を話し合い、次のフェーズで取り入れてより効率のよいサイクルを回そう。その際にはもう一度kintone SIGNPOSTの各パターンを確認し、改善できるポイントがないか探すことで盲点が見つかるかもしれない。
もしくは【要望箱アプリ】(4-35)の要望箱アプリに改善ポイントのネタがあるかもしれない。

▼その結果