企業情報

日本の首都東京と言えば、高層ビル群や世界一高い電波塔の東京スカイツリーを思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。また、2020年のオリンピック、パラリンピックの開催都市にも選ばれ世界からの注目はますます高まるばかりですが、意外にも緑豊かな森林が存在する世界の首都の中でも数少ない都市でもあります。

その東京都には、標高2,017m（偶然にも今年は西暦2017年）の雲取山から、世界自然遺産に登録されている小笠原諸島まで多様性に富んだ森が分布しています。
森林面積は、約7万9千haで、東京都の総面積の約4割を占めています。（東京ドーム約16,700個分）
森林の約7割は多摩地域西部にあり、その森林は木材の供給、二酸化炭素の吸収、酸素の供給、土砂災害の防止機能など１３００万人の都民の暮らしにとってなくてはならない重要な役割を果たしています。
こうした森林は、大火が多く「火事と喧嘩は江戸の華」と言われた江戸時代に多摩地域から木材を供給していたことから、スギ、ヒノキの人工林が約6割という全国（41%）に比べても、高い人口林率となっています。

全国に６００以上ある森林組合の中、東京の中で唯一の森林組合、それが東京都森林組合であります。森林所有者である約２７００名の組合員を持ち、地元住民、関係者の協力を得て以下の事業を行っております。
森林を整備する植栽、下刈り、間伐、枝打ち、作業道設置などのほか、森林経営計画作成、森林循環促進事業、森林再生事業等、また木材利用として多摩産材製品の加工・販売などが主な事業となっております。

kintone 利用対象となる業務

１つ目は、今までの約６０年間の業務で積み上げてきた基本データである「組合員管理台帳」「取引管理台帳」そして「職員データ」の入力管理、検索、変更の業務。
２つ目は、組合員や取引先との事業における「契約」「業務委託内容の管理」「請求・入金」「支払管理」の業務。
３つ目は、販売加工部門での「加工・販売管理」業務。

これらのすべてをkintoneの約４０アプリ、２００を超える帳票を新規作成し使用しています。

該当するアプリやスペース名

⬛︎ 森林管理業務スペース

⬛︎ 販売加工管理業務スペース

⬛︎ 共通管理業務（取引先、職員マスタ、組合員台帳など各種マスタ）スペース

kintone 導入背景

東京都森林組合は、平成１４年に多摩地域の八王子市、青梅市、あきる野市、日の出町、奥多摩町、檜原村の６市町村にあった各単位組合が合併し今日に至ります。
しかし、体制は変わったものの、作業の統一性などはなく、個々の業務の延長で作業を行った結果、一つのファイルに膨大な情報が書き込まれていきました。
一括管理の名のもとに、何十人もの担当が随時入力・更新したExcelは日増しに膨れ上がり、誰が名づけたか超巨大な「お化けExcel」ファイルとなっていました。
またファイルの同時更新ができなかったために、入力の順番待ちが発生！そのために残業、休日出勤など発生しました。さらにデータ削除のリスクや誰がいつ情報更新したのかわからないなどの問題児ファイルとなっていました。

脱「お化けExcel」ファイルを誰もが思い、簡単に確実に安心して利用できるシステムが職員の心からの願望でした。
こうした課題を解決するため、組合として中長期の経営ビジョンを策定し、職員によりプロジェクトチームを立ち上げ、課題の抽出やその方法を議論した中でクラウドシステムを導入し、kintoneを活用する事を考えました。

コンセプトと企画・開発の意義

コンセプトは「組合員サービスの向上」。そのために、IT（クラウド）を導入し、事務作業の効率化と情報の共有化を行っていきます。
そのために

・簡単に導入でき、職員が自力で構築できるツールの選定
・重複入力などの無駄をできる限り排除できること
・ローコストで構築・運用できること

を重要視しました。

創意工夫や想い

・現場作業を熟知するメンバーを主体とする導入計画の実施
・現場からのニーズを最優先としたシステム作成
・作業のワンストップ化

現場に即した方法で、作業の負担を少しでも減らしたいという想い第一です。

さらに、クラウド運営チームを作り、アプリの問題点、課題点を話し合い、アプリに反映させています。

情報共有の場として、kintoneの各スペースでメッセージを送りあって、各拠点にまたがる導入メンバー間のコミュニケーションを密にしたり、森林事業の契約状況管理の中で、見積書の添付、各作業上の履歴や作業前、作業後の写真貼り付けなどを行って、わかりやすい管理を行うように工夫をしています。
またローコストで構築できるよう出来る限りjavascriptでのカスタマイズを行わず、kintoneの標準機能を使ってアプリを作成しました。


〜 今後の活用ビジョン 〜
今は、データを蓄積しています。今後はどんどん蓄積したデータを組合の財産として、もっと有効に、簡単に活用していくフェーズにしていきたいと考えています。

具体的なビジョンとして
・ドローン、タブレット端末を活用した組合員サービスの向上
・森林情報を活用し地域の特性を生かした施業提案
・要員計画の策定と計画的な人材育成
・新規加工製品等の開発とプレゼンテーション
・作業コスト削減対策実施
・人事考課制度の導入、勤務時間の見直し等
・１０年後、１００年後の森づくりプラン作成
があります。

資料