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住宅設備機器の販売・設備工事、セントラルヒーティング等の設備工事

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LPガスと灯油の器具販売・施工から供給まで雪国の生活を支える札幌のガス会社です

kintone 利用対象となる業務

案件管理、賃貸住宅管理、業務日報管理、保安管理ほか

毎日、多方面からの入電案件（繁忙期2000件/月）を5名～7名で対応。
受付者から各担当者へ速やかに通知し、記録履歴を一元管理。

＜既存顧客内訳＞
個人客　戸建住宅　3000件
個人客　集合住宅　7000件
業務店客　300件
賃貸住宅オーナー　1000件
賃貸住宅管理会社　 300件
取引先企業　300件

該当するアプリやスペース名

⬛︎ 案件管理「応対記録Ａｒｅｃｏ」

⬛︎ 不動産・オーナー・管理会社管理「賃貸住宅情報アプリ」

⬛︎ Garoonスケジュールからワンクリックで完成「日報アプリ」

kintone 導入背景

弊社は2003年からＮ社のグループウェアを利用していたのですが、使用容量が急激に増加してきた結果、利用料金も跳ね上がってきてしまいました。 これを機にグループウェア自体を見直すと共に、Accessで管理していた様々な業務データ部分を「kintone」、グループウェアを「Garoon」を導入しました。

・案件管理、顧客管理がグループウェアとの連携ができ、さらに基幹システムとの連携もしたかった。
　・Accessで内製化したデータベースを有効に利用したかった。
　・各社員毎のスケジュールはグループウェアでも共有されていたが、お客様を軸とした履歴は担当者のアタマの中にしかなかった。
　　顧客情報が属人化していた。

コンセプトと企画・開発の意義

１．基幹システムをスッキリしたい
　　メーカーから提供される全国統一基幹システムは、利用者側の業務に沿った
　　カスタマイズができず、人がシステムにあわせた運用をしていた。
　　条件抽出が複雑、結果帳票が出力されるまで時間がかかる。出力帳票も見づらい。基幹システムと各アプリデータと同期させてレコード入力の手間を軽減。

２．ACCESSをスッキリしたい
　　データをＮＡＳに入れて共有使用しているが、稀にデータ競合で壊れることがあった。
　　社内ＬＡＮ以外からでも利用したいが、社外からのアクセス操作が面倒。
　　データ項目毎に登録照会権限者管理を行いたい。
　　フォーム画面を変更するには全てのパソコンの作業が必要。
　　"重い"Accessはデータ照会のみ制限にして、夜間更新していた。リアルタイム更新にしたかった。

３．コミニュケーションをスッキリしたい
　　ほとんど外出している外勤社員同士や、事務内勤社員とＮ対Ｎの情報交換をしたい。
　　過去の経緯を第3者でも確認したい。

創意工夫や想い

■ポイント１「導入直後が重要」
　アプリを作ること自体はある程度のＰＣスキルと業務を体系的に考えられる人なら簡単に作れるが、これを現場関係者に
　使ってもらうまでが大仕事。
　操作マニュアル・運用ルール等を作成し関係者へ説明会を実施、従来運用とテスト運用の併用期間を設け、不具合・要望が
　あればアプリをすぐに改良修正した。
　アプリが完成したら終わりではなく、意図したとおりの使われ方をしているかをこまめにチェックすることが大事。
　導入直後の時期が最も重要であり、社内の交通整理ができる人が不可欠。推進チームの力が必要。

■ポイント２「アプリ作成のコツ」
　最初から敢えて凝ったなものにしないで、ワザと物足りないレベルでテストリリースし、利用者側の要望を取り入れながら
　使いやすいものに仕上げる。
　利用者の要望がすぐに反映することで、システム作りに関わることにより連帯感が高まる。

■ポイント３「重要事項は業務日報の中に隠されている」
　従来の日報はエクセルに入力し、紙印刷して上席へ報告していました。
　元のエクセルデータは共有せず、担当者のパソコンの中にお蔵入りして活用されない状態でした。
　日報アプリが公開されることで、トラブル等の処置を誰がどのように対応したかを、案件対応アプリへの入力漏れを
　補うことができた。



【全書類を全決裁者が確認する運用方式から脱却】
現在、社員1人に1冊ずつあるバインダーに、各自が稟議関連、届出関連など多種多様な書類を全てファイリングし、毎朝上長の机の上に提出します。それを課長、部長、と全ての承認者が、自分が確認したら次の承認者の机の上に置く形を 繰り返しますので、机の上に置く際にファイルの山が崩れてよく夏でも雪崩が発生しています。つまり、社長、会長を含む全ての承認者の机の上をファイルの山が順番に回っていくのですが、社長、会長は不在のことも多いですので、ファイルの山が机の上に書類が夕方まで溜まっている事もよくあります。多様な書類を漏れなくシンプルに回覧する形をと、創業以来この形を取っている。
”重い案件”の書類は後でゆっくり確認したくて、バインダーから抜き取り、書類が一時行方不明になって書類を捜索することもある。

今後はkintone、Garoon、コラボスタイル様のコラボフローを活用した一体化運用を行っていきたい。

資料