企業情報

株式会社ダイワは、建設現場で使用される仮設用足場の施工付きリースを行う会社です。
また、太陽光発電システムの施工・販売も行っております。
北部九州に13拠点を展開。
総務部は、足場の会社にいながら、足場以外の仕事をする部門です。
採用活動から、従業員の管理やリース車300台携帯電話300台の管理、
社内イベント(安全大会・社員旅行)の運営を行っています。
仕事内容をイケメンとともに、ビジュアルで紹介するサイト美形男bikemen.jpを運営しています。

kintone 利用対象となる業務

全社でkintoneを利用しています。社内で使用するcybozu.comのサービスはkintoneだけなので、「サイボウズ」という名称で呼ばれております。
前述の資産管理はもとより、フェア来場者管理、慰労会申請、採用活動等幅広く利用しています。

該当するアプリやスペース名

⬛︎休暇予定一覧

⬛︎社員一覧

⬛︎(スペース)サイボウズ導入事例・要望

kintone 導入背景

私が総務部に配属になった当初、当社にはデータベースソフトがありませんでした。
エクセルで管理を行っており、管理業務は大変億劫なものでした。
当時は、クラウドサービスとして、GoogleAppsを導入し、ひとつの表計算を全員で共有するかたちで業務を改善しましたが、限界があり、データベースソフトの導入が急がれました。
そんな時に、エコー電子工業様の営業粉名内様から、kintoneの提案がありました。私の求める「共有性」「堅牢性」「操作性」のすべてを満たしたサービスに一目惚れしたこともそうでしたが、
「私にもできそう」という感覚がもてたことが決定打となり、試用後、導入を決定しました。

コンセプトと企画・開発の意義

kintoneを業務改善に活用しはじめて、4年目。
総務だけでなく、様々な部署でkintoneが活用されるようになりました。
先日、60名近くの従業員を統括する業務部長より、
「メールとエクセルでやりとりをしている『休暇予定一覧』を共有できる仕組みがつくれないか？
という要望がありました。
ものの3分で、プロトタイプが完成。
kintoneアカウントを発行していない作業員もいるので、
社員マスタを作り、ルックアップで入力してもらうことで
入力のブレを解消するとともに、ユーザビリティも向上させました。

創意工夫や想い

休暇予定一覧が稼働しはじめて、何ヶ月か経った頃、毎月の勤怠の締めで葛藤する事務員の姿を目にしました。メールで送信されてくる休暇届ファイルと郵送で届く休暇届を突き合わせているとのこと。
また、有給休暇の管理もエクセルで行っており、丸1日勤怠に費やすこともあったようです。
以前までは、20人足らずの事業部でしたので、人力で押し切っていたところがありますが、
今や60名の所帯。昔ながらの方法で処理するには、業務時間を増加させるしかありません。
まずは、社員マスタアプリに関連レコード一覧で、該当者が取得した休暇一覧をまとめて表示。
これだけでも相当便利ですが、「有給なのか、公休なのか、欠勤なのかを表示してほしい」という声に、
アプリ「休暇一覧」にパーツをひとつ追加。休暇届の添付ファイルも追加しました。

休暇一覧にレコードを追加すると、WebhooksをキャッチしたZapier.com経由で担当者にメールが送付される仕組みも付け加えました。通常の通知機能よりも、内容を自由にカスタマイズでき、メールボックスの中の絞込が容易になります。

有給休暇管理は相当な手間です。
以前は１人ひとりの年数をエクセルで計算していました。
これも、社員マスタで一元管理してしまおうと、有給計算のグループを追加しました。
グループで行うと、フィールド別権限管理が個別でなく、一括で行えるので便利です。

cybozu developer network より拝借したjsを読み込ませて年数計算を行います。
あとは、有給日数早見表と突き合わせれば、有給計算も楽になります。
更新作業は、ファイルの取り込みを使用し、業務が改善されました。


ここまでのカスタマイズ、はすべてノンプログラミングで行っています。
プログラムの知識がなくても、ここまでできるのは、簡単にアプリが作れる
「kintone 年数計算」等でググれば、コードがでてきたり、プラグインがでてくる
kintoneの広がりによるものと感じます。


〜 今後の活用ビジョン 〜
昔からの手順が未だに残っている業務がたくさんあります。
会社の規模は、ここ10年で従業員数も、売上も大幅に増えており、処理業務も比例して多くなります。
これは、気合と根性だけでは解決できません。
今までは、1人でkintoneのアプリ開発を頑張っていましたが、やはり、人が使ってこそのシステムによる業務改善と考え方を改めました。
「人の前に明かりを灯せば、自分の前も明るくなる」
余所の業務改善が巡りめぐって、自分の業務が楽になることをkintoneを通じて学びました
気軽に業務改善ができるツールとして当社に浸透したkintoneを利用して、
これからも、各部署の困りごと。昔ながらのメールやFAXでやりとりしている業務を削減していきたいと考えています。
営業所の困り事に即座にアプリを作成して、喜ばれたことがあったので、
この喜びを広げるため、これまでの改善事例を参照するためのスペースを作成しました。
また、「こんなアプリがほしい！」と気軽に投稿できるスレッドも立て、業務改善をさらに加速させていきたいです。