「全社でkintoneを利用することになった」「隣の部署と一緒に利用することを検討している」
「チームメンバーが増えた」など、kintoneを新たに利用するユーザーを迎えるとき、
どのようにkintoneを知ってもらい、好きになってもらったら業務改善がより一層進むのか、
センパイたちが実践しているコツをご紹介します。
なぜ情報共有するのか、ありたい姿をみんなで確認しました。
「相手を思う情報共有」を利用するという目的が共通確認できたことで、浸透、定着に成功しました。
業務の流れもガラッと変わりますが、最新の情報が入手しやすく、情報を取り出して応用することも容易になる。
条件を設定して必要な情報が検索できるなんて、100のExcel帳票を運用していてはとてもできないこと。
そういったメリットをきちんと提示すれば、現場にも浸透していくはずだと考えました。
私たちは早い段階で役員を巻き込んで検討を進めています。
そうすることで、新しい取り組みはスモールスタートながら、経営戦略となります。
また、現場で目標と現実のギャップから課題を設定し、課題解決に最も適したキーマンに参加してもらいアプリの企画や検討を行っています。
影響力のある人や積極的に使ってくれそうな人に個別に丁寧にアプローチしてファンを増やしていきました。
また、ファンを増やした次の段階として、全員が行う業務にkintoneを組み込むことで、大きな反発を生むことなく利用拡大スピードを速くすることに成功しました。
書面のマニュアルはもちろんのこと、弊社では動画のマニュアルも作っています。
社員も動画に登場して、利用の目的や使い方を解説したり、Before・Afterを映像で分かりやすく伝えられるので最適です。
「kintoneって何??」を解消すべく、ユーザーに制限を設けず権限を開放しました。
好きなアイコンを使っていい、やりとりは全て口語でいいという易しいルールだけを設定して、あとはアプリ作成など、自由に使って良いというようにしました。
興味を持ってもらえるように、「こういうことができる」を高頻度で発信し続けました。
とにかく知って、触れて、慣れてもらう、これを１番の目標にしました。
担当者が行き詰まった時のために、いつでも質問できる環境を整えて、モヤモヤを抱える時間を最小限にしました。
分からないが理由でkintoneを嫌いにさせない、ここに力を注ぎました。
重要なのは、最初に「動くシステム（kintoneアプリ）」を見せてしまうことです。
そうして業務部門の要望を、なるべく面前でシステムに反映しながら改善し続けるプロセスを数回繰り返していくと、現場でもkintoneが使えるようになっていきます。
次第に業務部門のほうから「実は他にも課題があって、なんとかならないか?」「自分たちでもやらせてもらえませんか？」という提案が増えていきます。
ログイン画面の背景に自社の画像を設定したり、トップ画面やスペースでアイコン画像にリンクを設定する、また、最新の売り上げグラフを常にメンバーの見える場所で共有するなど、視覚的に分かりやすくすると、利便性がアップするだけでなく、メンバーも愛着を持ってkintoneを毎日使ってくれるようになります！
利用者のわからないが劇的に減ります！
「アプリの説明」とは、アプリを開いたときに表示される情報です。
入力方法や目的を書いたり、注意事項を書いたり、アプリの管理者を書いたり、関連リンクを置くのもオススメです。
アプリを見やすく、わかりやすくしたいなら「ラベル」が便利です。
文字の大きさや色を変更して強調しながら、フォームに見出しや説明文を表示できます。
フィールドの数が多い場合は、「グループ」を使えばスッキリまとめて整理できます。
フィールドをアプリのフォーム設定画面で「グループ」フィールドで設定できます。
利用者のわからないが劇的に減ります！
kintoneが使えることは分かったけど、どうしたらいいか分からないというスタッフのためにステップをいくつかに分けて
と段階をつけてkintoneの情報をまとめたkintone活用スペースを用意しています。
現場部門が主導し、IT部門はサポート役として業務改善を行っています。
今までは要望を聞いて、情報システムで作って渡すだけだったのですが、話を聞きながら一緒に作り上げて、自分自身で業務改善ができるようになる仕組みを作っています。
分からないことがあれば、わたしたちがアドバイスするのはもちろんですが、サイボウズのセミナーに参加してもらったり、サイトに掲載されている他社の利用事例を見てもらったりと、積極的に参考となる情報を取りにいくメンバーもいます。
満を辞して2〜3ヶ月かけて作るシステムよりも、最低限の要件を満たして2〜3日でアプリをリリースし、フィードバックをもらいながら素早く軌道修正したほうがやりやすかったです。
チームの声を反映させてアプリを育てていくと、定着もしやすかったです。
実際に手に取ってお楽しみ頂きたい方は､
フォームより冊子をご請求ください。
便利に使おうガイドブック
| 日時 | 開催形式 | 主催 | セミナー名 | 詳細 |
|---|---|---|---|---|
| いつでも視聴可 | 動画 | サイボウズ株式会社 | kintone スタートガイドセミナー（オンデマンド配信） | 詳細を見る |
| 4.2（水） | オンライン（Zoom） | サイボウズ株式会社 | kintone スタートガイドセミナー (1)概要理解編 | 詳細を見る |
| 4.8（火） | オンライン（Zoom） | サイボウズ株式会社 | kintone スタートガイドセミナー (2)業務分析編 | 詳細を見る |
| 4.16（水） | オンライン（Zoom） | サイボウズ株式会社 | kintone スタートガイドセミナー (3)アプリ実装編 | 詳細を見る |
| 4.18（金） | オンライン（Zoom） | サイボウズ株式会社 | 便利に使おう講座(2)（ルックアップ / 関連レコード一覧 / アクション） | 詳細を見る |
