弊社は“殻を破り、自律的にチャレンジする人へ、個人プレーからチームプレーへ、部門最適から全社最適へ”の転換を目指し、全社を挙げて風土改革活動を推進しています。
風土改革の取り組みの一つとして、活動事例を水平展開する場として“パシポジ（パッション＆ポジティブ）”というポータルを立ち上げています。
このシステムに登録されている改善テーマの全社的な傾向としては、業務へのＩＣＴ導入による“業務の効率化や業務に関する情報共有化・見える化”などが大半を占めています。
しかしながら、対応策も各部署バラバラで全社的な統一感がない中で、各部署が独自で検討が進められており、非効率的な状況にありました。
そんな中、当社でkintoneの社内啓蒙活動を行っていた先輩からkintoneを紹介されて、業務改善のプラットフォームとして使えるのではないかと思ったことが導入のきっかけです。
トータルソリューションを展開している弊社では、技術部門と営業・管理部門との連携が欠かせません。
この連携の要にkintoneを利用しています。
電気通信機器、電気機器の製造及び保守 、電気通信工事、電気工事の設計及び施工といった現場業務も多く、現場での業務改善ツールとしても、kintoneを利用しています。
具体的には、以下となります。
・弊社、協力会社間の工事日程確認、調整
・現場に持ち出す設計書、マニュアル管理
・本社から各地区への工事関係資料管理
・各支店のリース作業機器管理
・工事作業日報、保守作業日報
・取引先との小口発注関係
パシポジには、工事、保守部門での業務改善要望が多く、総括すると、「現場作業でのムダをどうにかしたい」といった以下のような内容が上がっていました。
・現場作業に大量のマニュアル、設計書を印刷し持参しなければならない、といったような「労力」のムダ
・リアルタイムで上がってくる工事案件の日程確認や調整を、事務所に戻らないとできない、といったような「時間」のムダ。
これらのムダ業務により、本来業務に全力を注げない現実がありました。
そこで、「保守・工事業務のムダをkintoneで解決すること」からスタートしました。
「カンタンに実現できる」といったイメージを持ってもらうために、まずはアプリストアにデフォルトで展開されているのファイル管理アプリを、そのまま現場に導入しました。「労力」のムダ、ペーパレス両方の解決が短時間で実現したことで、現場の人にkintoneに興味を持ってもらえました。その後、システム導入を考えていた工事日程調整業務のkintone化に賛成していただき、そこで初めて0からのアプリ開発を行いました。kintoneの操作性の良さを生かし、「現場で調整作業が完結」できるように開発を続けたことで、「時間」のムダを削ることができました。
このように直感的に費用対効果を実感してもらえたことで、さらなる業務改善要望が次々と上がりましたが、バラバラの業務改善要望にもスピーディーに対応できるkintoneは、業務改善活動を促進させました。また、現場作業が現場で完結できるようになったことで、「kintoneで業務改善してはどうか」というテーマが現場からパシポジに上がるようになり、社内に欠けていた業務改善活動のプラットフォームとして、kintoneが認められるようになったと実感しています。
「ムダを省き、定時に帰れるような業務改善システムをつくる！」
kintoneの導入にあたっては
・「業務改善活動＝負担」といった考えを持たせないようにする。
・現場作業の片手間でも、楽に操作できるようなアプリを作成する
といったことに気を配りました。
将来的に各部署の方々に、各々でアプリのメンテナンス、新規改善アプリの作成を行ってもらえるように、「標準機能のみでアプリを構築する。プラグインまでセーフ」といった開発のルールを決めました。「誰にでも作れるアプリ」を構築したことで、kintoneの担当者が部署異動した際の引継ぎも問題なく行うことができましたし、”自分で作ってみよう”との意識を持ってもらうことに繋がったと思います。
現場からの意見要望に関して、自分たちでの解決が難しいと感じたときは、地元のkintoneエバンジェリストにアドバイスを頂けたおかげで心折れずに開発を続けていくことができました。
このように、社内でkintone展開していったことで、入社2年目、法学部出身の私でも、風土改革活動に馬力をつけることができました。
