Excelに色を付けていたガンチャートもどきの予約一覧が、使い勝手のそのままにkintone入力→Excel連動！

kintone 導入背景

マンスリーマンションの予約は、エクセルシートを色付けを行いガンチャートのような管理をおこなっていたが、運営戸数の増加にともない情報更新がスムーズに行いないことが問題となった。システム化を目指すために旅館用の業務ソフトや不動産賃貸管理ソフトの情報を集めたが、当社の業務に対応したものが存在しなかった。
サイボウズ社のoffceとメールワイズを使用していたこともあり、HPにてkintoneの存在を知り、研修会に参加から2013年9月導入となった。

kintone 利用対象となる業務

予約登録、顧客管理、メンテナンス履歴、アンケート集約
・受付業務　kintoneによって共有された入居状況をお客様に紹介
・入居者情報、所有者情報、建物情報の登録を行う。
・入室前の室内チェックをタブレット等で行い登録
・入居者アンケートを登録、お客様による建物や当社サービスの点数化

• M予約状況
• Mメンテナンスチェック
• Mアンケート

コンセプトと企画・開発の意義

[コンセプト]
・既存エクセルの使い勝手の良さを失わない。
・開いたままで情報更新をおこなう。
・外出先での情報確認、事務所への電話確認を減らす。
・kintoneを知らないスタッフでの使用できる。
・今後のアプリ作成に関連して使用できる。

[開発の意義]
・担当者が手元で保存している顧客情報、予約情報を共有する。
・建物や部屋に関する情報を整理しマスターを作成することで今後につなげる。

創意工夫や想い

[創意工夫]
・少しずつ、kintoneの情報を社内に流していった。（他部署でも興味を持つスタッフが出てきた）
・他部署でもkintoneが使えそうな業務を先に把握しておいた。（導入したら直ぐに実行）
・PC類の苦手なスタッフにも協力を得た。

[想い]
①自分たちの手でアプリを作成できる。
②作ったアプリは、自分たちで育てることができる。
③他のアプリとつなげて、範囲をひろげていくことができる。
→スタッフのだれもが、業務改善のきっかけをえることになる。

資料