元々営業の顧客管理はFilemakerを使用しておりました。
そこからディレクション、制作、と全て別管理をしており、一見化できるようにしたい、という課題と
顧客の進捗確認をスプレッドシートで行っておりましたが顧客数が増えるごとに見づらくなり、このまま顧客数を増やせるのなら、しっかりとしたシステムを導入したい、という思いでkintoneを利用し始めました。
移行もcsvで書き出し、取り込みができたので非常にやりやすく、DMを送る際も活用させて頂いております。
弊社の業務の流れ
１：営業としては電話によるアウトバウンドから、インバウンドによるご相談により契約を頂く
２：ホームページイメージのディレクション
３：自社もしくは提携会社によりホームページの制作、付加アイテムの制作
４：お客様への納品
５：アフターサポート
こちらの全てがkintoneを利用させて頂いております。
１：受注時に「顧客管理アプリ」で顧客リストへ情報を登録
２：「顧客管理アプリ」から対象となるお客様の情報を調べ、打ち合わせ内容を記載
３：１、２の情報をもとに制作
４：納品時に１〜４の認識と相違がないか確認
５：１の契約内容に基づき、お客様への定期的なご連絡、保守対応
全てを顧客管理アプリで実践しております。
また、５の保守対応では、追加作業を別のアプリで４部署に分かれて行っております。
１：作業依頼
２：作業
３：確認
４：完了
１〜４の手順の流れにkintoneのプロセス管理を活用しております。
「１顧客に対して共通のデータがない」ということが非常にやりづらく、多くのお客様とお取引させていただけるようになったので今後もしっかりと蓄積できるデータベースを作りたい。という思い、そして小さい組織ながらも１顧客を１〜５の全部署で共通管理をして顧客を大切にでき、なおかつデータを探す時間をカットできる、そんな仕組みを目指しました。
例えると、１〜５までの部署でベルトコンベヤーのように顧客を流さないといけないのに今まではベルトが繋がっておらず、顧客情報をしっかり正確に伝達するのが難しいことがありました。kintoneはまさしく、ベルトコンベヤーのような動きをしてくれています。
また、５まできた顧客様データも、経理の計算に活用したりと、二次利用もしております。
「全てのデータをここに」という想いが一番強いです。
各部署でどのように顧客様とお話を進めているか、が一見できるように努めました。
今までは散らばったデータを集めて顧客とのやりとりを振り返っていたのが今はkintoneで顧客情報を開くだけで、応対の履歴、修正の履歴（修正アプリとの連動）が出てきます。
散らばったデータを探す時間、履歴を振り返る時間を考えると、非常に効率的に業務が進むようになりました。
また、「修正」アプリでは納期がいつまでか、誰がどの段階か、プロセスが一見でわかるので対応遅れや対応漏れがなくなりました。
