店舗の修繕の進捗管理については、拠点が札幌、仙台、東京、名古屋、御経塚、高松、福岡にあり、拠点ごとに複数の担当者が店舗の修繕の管理を別々のExcelで行なっていました。Excelを拠点ごとに管理していることにより、ファイルのメンテナンスやデータの情報を収集する手間、複数の担当者で同時更新できない、中に組み込まれた関数やプログラムのメンテナンスなど、入力・管理ともに煩雑で、データ破損のリスクがありました。
それらの問題を解消するために、各拠点同じフォーマットでデータ入力・蓄積・管理、情報共有することができるkintoneによるアプリ開発を進めました。
今回紹介するのは店舗の修繕の進捗を管理する「営繕進捗管理」です。全国7拠点で拠点単位で管理していたExcelを１つのアプリにすることにより、データ入力の効率化、作業時間の短縮、情報の集約、入力・管理が容易になり、650時間かかっていた作業が約430時間の削減がされ、業務効率が60%以上UPしました。
この他にも、店舗の出店・閉店などに必要な手続きを行うアプリ、離れた拠点と連携して機材管理を行うアプリ、法務部門に他社様と交わす契約書の添削をしていただく契約書検証申請アプリなど、主にメールやExcelで申請・管理していた業務を順次kintoneに置き換えております。
2016/07時点で利用ユーザー数は200を超え、様々な部門・業務でkintoneを活用されており、利用部署でのkintoneの評価は高く、業務のkintone化要望が寄せられています。
『これまでできたことを、これまで以上に』
それまでに使用されていたExcelは単純にデータを打ち込むだけのものでなく、裏側でVBAでの入力補助やデータ取得・出力などが組み込まれており、それらを踏襲して開発を行うことは容易ではありませんでした。使いづらいものを提供してしまっては業務改善にはならないので、開発業者様の協力を得ながら、より使いやすくなるようなアプリを目指して開発を進めました。
自分が携わったことのない業務のため、業務内容をはじめとしてVBAの作りこまれたExcel運用の想いを汲みとるのには非常に時間がかかりました。
DataSpiderで必要なデータを連携して参照・入力の手間を削減する、ルックアップでなくオートコンプリートで業者名を入力できるようにする、これまで見慣れたExcelのような一覧を作成する、自分の担当拠点のデータの一覧をすぐに表示できるボタンを設置するなど、現場の使いやすさを意識したアプリを作成することができました。
今年の4月に運用を開始したアプリですが、現場と運用担当者の声を聞いて現在も使いやすさの追求を続けております。
