営業部門では、数百を超える取引先との「メール」や「書類」のやりとりが多く、担当者が代わる度に取引先との数年にも及ぶ履歴管理に頭を悩ませていました。
通販部門は、顧客に対し特に細やかな対応や情報管理が必要になりますが、たくさんのアプリを別々に使用しなくてはいけないため、情報の伝達や確認に時間がかかり、残業も多くなり、やることがどんどん増えて行くという状況でした。
そんな時、どうにかクラウドですべてを一括管理できないかと探していたところ、kintoneサービスにたどり着きました。
株式会社ヤマウチでは、営業部の営業と商品開発ツール・通販事業部のサービス向上と販売データ管理、社内連携のツールとしてkintoneを活用。また10を超えるスペース、50以上のアプリを使用した蓄積データ、メールワイズとの連携を活用。kintoneによる社内業務の可視化と迅速なコミュニケーションを実現し「残業ゼロ」の社内体制を確立。合言葉は「kintoneを見る」「kintoneに入力する」。日々蓄積されるデータを元に自ら考える「指示ゼロ」体制に向け、進んでいます。
（１）案件管理
取引先や自社の担当者が変わっても、どういう経緯でどういうやりとりが行われてきたのかを”ひとつの画面”で管理したかったのが一番です。メールを遡ったり、フォルダを何度も開く手間が非効率的でしたが、ファイルも添付できるこのアプリですべて解決しました。
（２）問合せ返信フォーマット
インターネット通販において、お客様からいただく様々な種類の問い合わせに対し、今まではスタッフ個人の文章力やスキルに委ねていた部分がありましたが、このアプリで問い合わせ内容と返信内容をデータ化し蓄積。問い合わせ等に対して最適な返答を検索し、利用することでサービスの品質を一定に保てるようになりました。
まずはデータを蓄積すること。合言葉は「kitoneを見る」そして「kintoneに入力する」。これを社員に徹底してもらうことで、はじめは半信半疑で手間がかかるだけ、と思っていたスタッフも、データが蓄積していく度に利用価値を実感していきました。特に営業部に関しては、先方の担当者が変わったとしても、やりとりのデータをすべてアプリで可視化しているため、取引の流れ自体がスムーズになり、残業もゼロになりました。データを蓄積していけば後になればなるほどそれに助けられるという事実にようやく社員全員が気づくまで1年はかかりました。
また、出張中も空いた時間でkintoneスマホアプリを活用することで、社内連携も非常にスムーズですし、電話でやりとりする事も極端に減少。経費削減にも貢献しています。
日報などもスペースを活用。スタッフに主婦が多いため、夕食の献立などの情報交換など、コミュニケーションの場としても便利に利用しています。
