私が総務部に配属になった当初、当社にはデータベースソフトがありませんでした。
エクセルで管理を行っており、管理業務は大変億劫なものでした。
当時は、クラウドサービスとして、GoogleAppsを導入し、ひとつの表計算を全員で共有するかたちで業務を改善しましたが、限界があり、データベースソフトの導入が急がれました。
そんな時に、エコー電子工業様の営業粉名内様から、kintoneの提案がありました。私の求める「共有性」「堅牢性」「操作性」のすべてを満たしたサービスに一目惚れし、早速導入を決定しました。
全社でkintoneを利用しています。社内では、「サイボウズ」という名称で呼ばれており、
前述の社内インフラの管理はもとより、アンケート回答、採用活動等幅広く利用しています。
また、膨大なデータをすぐにDB化してくれるので、BIツールのように使用しています。
各営業所が出した請求書には、本社の口座番号が載っており、月に約500件の入金があります。ひとつの請求に対して、一つの入金であれば、何の問題も無いのですが、複数の営業所で取引を行っているハウスメーカーさんは、まとめて複数営業所分の金額で一度に振込をおこないます。それを営業所ごとに割り振っていただく作業が必要です。
以前は、振込明細のスキャンデータを各営業所にメールで配信。
それを各営業所は印刷し、自営業所分をチェックして紙に書き込み、これまたスキャンデータを本社に返信します。本社は、そのスキャンデータ13拠点分をとりまとめ、会計ソフトへの打込みを行います。
なんてアナログなんだ！とびっくりしました。これは、kintoneを利用することで、業務改善につながる！と判断し、アプリ開発に着手しました。
①誰もがわかるようなUI・操作感
ファームバンキングからのデータが、すっと取り込めるよう、フィールドの名称にも気をつけました。
②いままでのスキャンデータの利便性(手元で確認しながら、パソコン画面を見れる)に負けない仕組。
一覧には、「営業所確認用」「日付で絞込」「配信用」「本社未確認」「本社確認」と各立場に応じて必要な情報がパッと表示されるようにしています。
③全員の工数を減らす。今までの手書き→スキャンがなくなることで、全員の工数が大幅に減る。
JavaScriptやプラグインでのカスタマイズをすることもなく、営業所の入金確認業務は、工数が1/3に
本社連絡確認の業務においては、工数が1/10程度削減できました。
