私が総務部に配属になった当初、当社にはデータベースソフトがありませんでした。
エクセルで管理を行っており、管理業務は大変億劫なものでした。
当時は、クラウドサービスとして、GoogleAppsを導入し、ひとつの表計算を全員で共有するかたちで業務を改善しましたが、限界があり、データベースソフトの導入が急がれました。
そんな時に、エコー電子工業様の営業粉名内様から、kintoneの提案がありました。私の求める「共有性」「堅牢性」「操作性」のすべてを満たしたサービスに一目惚れし、早速導入を決定しました。
全社でkintoneを利用しています。社内では、「サイボウズ」という名称で呼ばれており、
前述の社内インフラの管理はもとより、アンケート回答、採用活動等幅広く利用しています。
また、膨大なデータをすぐにDB化してくれるので、BIツールのように使用しています。
当社では、年に1回スタッフジャンパーの支給を行ってきました。
ですが、クールビズが定着し、スタッフジャンパーを着る機会が減ったこと。
毎年もらって、ストックがかなりある社員がでてきたこと。
営業社員・工務社員・現場調査社員と様々な働き方が出てきたこと。
等の理由から、ジャンパー支給を見直すこととなりました。
そこで、一定のポイントを決め、社員一人ひとりに必要な支給品を選んでいただく形をとることになりました。
このポイントシステムをいかに効率よく、計算・集計できないものかと考えた結果。
「とりあえず、kintoneで考えてみよう(とりkin)」と、アプリの開発に着手しました。
また、女性用ブラウスの希望調査も同様の時期でしたので、こちらも同時並行で作成を行いました。
まずは、支給対象商品アプリで、「カテゴリ」「商品名＆サイズ」「ポイント数」の簡単なマスタデータを作成。
申請アプリでは、ルックアップで対象商品を選ぶとポイントが挿入され、申請者の残ポイントが表示されるようになっています。「ルックアップ」と「数量」をフィールド化し、複数種類の品物を選べるように作成しました。一見、事務的な作業になる。支給品の申請ですが、
自分の持っているポイントで何を頼もうか。という楽しみを加える事ができました。
ここで大事なのが「数量」の項目です。
当初は、一人1種類１つしか頼まないだろうと安易に考えていました。
運用を開始してすぐ、同商品を２つ申請する人がいました。「その手があったか」と正直思いました。
このままでは、選んだ商品名のレコード数で集計した時に思うような集計値になりません。
第一、同じ商品を2回ルックアップする行為自体が無駄です。
そこで、アプリは運用中でしたが、「数量」の項目を追加し、「ルックアップしたポイント」×「数量」を出すように変更。こうすることで、項目「商品名」を「数量の合計値」で集計することができ、正確な注文数を把握できるようになりました。
現場で実際に使っていただかないことには、欠点や不具合点は浮かび上がってきません。
このような仕様の途中変更は、kintoneだからこそ、できたことだと思います。
（要件定義が甘い！といわれればそれまでですが）
また、女性用ブラウスの種類は、4種類×サイズで集計をする必要があります。
他の人のサイズが見えないような工夫が必要だと考え、サイボウズスタートアップス社のフォームクリエイターを利用して、調査を行いました。
両方のアプリで、グラフ：クロス集計が本当にいい働きをしてくれました。
大項目「営業所」
中項目「商品名」
集計 合計値 数量
とすることで、
「営業所に該当商品をどれくらい届けなければならないか」と
「全部で商品がどれくらい必要か」が一発でわかります。
グラフのデータを書き出して、業者の方と軽く打ち合わせをするだけで、注文は完了。あとは、各営業所で、明細に照らして配付を行っていただくだけという仕組をつくることができました
