海外拠点を含む全社で
柔軟かつ
セキュアな
業務改善を推進

わずか1ヶ月で脱・紙運用／
広大な米国市場の
基幹システムに成長

シンガポール拠点が長年抱えていたバックオフィス業務の課題は、わずか1ヶ月でアプリ化し紙運用を脱することができた。

アメリカ拠点の課題だったアフターサービス業務についても、これまでエクセルで実施していた問い合わせ管理や予実管理、進捗管理などの基幹業務を一気通貫でアプリ化。今ではアフターサービス業務の運用に欠かせない基幹システムへと成長している。

ナショナルスタッフ主体の改善

世界各国でキントーンを活用した業務改善を行う同社は、駐在員ではなくナショナルスタッフ主体で改善を進めていくことを重視しているという。

「日本人駐在員はあくまでサポート。駐在員は数年で日本に帰ってしまうので、ナショナルスタッフが旗振りしてくれることが大事」とDX部門の三宅氏・大城氏は語る。そのためにも、非IT人材やナショナルスタッフでも直感的に操作できるキントーンが欠かせない。

出張関連業務を
一気通貫でシステム化

キントーンの導入により、出張申請から報告、経費精算までを一気通貫で申請・承認できるようになり、作業が大幅に効率化され現地社員からの評判も高い。 申請管理の面においても、これまでメールへのExcelファイルの添付や紙へのサインで行っていた作業が不要となり、キントーン上で全てデータベース化されたため、申請・承認作業の効率化だけでなくデータ管理が容易になったことも大きな効果だという。

各国で多岐に渡る業務で
キントーンを活用

各国で更なるキントーン活用に取り組んでおり、中でも中国拠点では、設備管理を行う「PCデバイス導入申請」アプリや、勤怠管理の「休暇申請」アプリに「在宅勤務許可申請」アプリ、「社印・電子捺印申請」アプリなど、多岐にわたる活用が進んでいる。ポータルでは為替レートや情報セキュリティ関連の情報も共有しており、各拠点所属者に向けた情報共有の場としても一役買っている。

ワークフローシステムを構築し、
作業時間を削減

費用申請などのワークフローを構築したことで、年間350件の申請の電子化や、年間約116時間の作業時間を削減できたという。さらに、給与改定通知に関しては、担当者と駐在員間のやりとりをメールからキントーンのワークフローに移行することで、17時間かかっていた作業を約7時間に短縮できた。

情報共有もスムーズに！
強固なセキュリティで安心して活用

情報共有の課題においても導入効果を実感。グローバル人事担当者・現地法人・駐在員本人・ビザ代行業者の4者間での情報共有が欠かせない「ビザ申請業務」では、駐在員ごとのレコード内で各担当者が情報記入や書類添付を行い、コメント機能を活用して共有。役割や進捗がわかりやすくなり、情報共有がスムーズに。個人情報の取り扱いについても、細やかなアクセス権設定や強固なセキュリティにより、適切な情報へのアクセスができて安心して利用できているという。

無駄な時間を削減し、
生産性の向上に寄与

まず社内においては、紙の使用量を月間150枚削減と、ペーパーレス化に大きく貢献。社内の承認ワークフローも、2～3日かかっていたところが当日中に完了できるようになり、大幅な時間の短縮に繋がった。

さらに、キントーンで情報管理をするようになったことで、各種データへのアクセス性と検索性が向上。時間が節約できるようになり、空いた時間は他プロジェクトへ活用できるようになるなど、社員の生産性も向上したという。

外部とのやりとりも効率化

導入メリットは社内だけでなく、外部とのやりとりにおいても効果を発揮している。キントーンにより顧客の注文管理と配送追跡が容易になったり、ベンダーとのコミュニケーションに活用することでコラボレーションの向上に寄与したりと、作業効率のアップにつながっている。注文処理と配送の迅速化により、顧客満足度も向上しているという。