「それ、kintoneでデキるんじゃない!?」を引き出し
芋づる式に業務改善できる秘訣は、
みんながアプリを作れるようになること。…だけど、なんだか不安？
みんなで安心してkintoneのアプリを作れるように
ヒヤリキャット達とたのしく学びましょう！
kintone
ヒヤリハットクイズとは？
kintoneでアプリを作るときに、うっかりやらかさないようにするための知識を
クイズ形式で学ぶことができるのが「kintoneヒヤリハットクイズ」
kintoneでアプリを作る人のために、知っておくと安心な内容をまとめました。
こんな方にオススメ！
-
アプリを作れる人を
増やしたいけど、みんなが情報の
公開範囲をうまく設定できるか不安
管理者 -
設定を忘れていて
大事なデータを
誰でも削除できる状態だった…
アプリ作成者 -
大事な情報を
登録したんだけど、誰かに
編集されてしまわないか不安…
アプリ利用者
kintoneヒヤリハットクイズをはじめる前に
9つのあるあるシーンで予習！
アプリの公開範囲を制限したい場合は「アクセス権」を設定しましょう！
アクセス権を設定すると、ユーザーによって、閲覧・編集できるデータを制限でき、アプリごと、レコードごと、フィールドごとの3つのレベルで設定できます。
たとえば、以下のような設定が可能です。
- 案件管理アプリは、営業部のメンバーしか使えないようにする（アプリのアクセス権）
- 社員名簿アプリは、自分の情報しか見られないようにする（レコードのアクセス権）
- 日報アプリの上司の入力欄は、上司しか編集できないようにする（フィールドのアクセス権）
kintoneでは、レコード1件ずつに対して、レコードの閲覧、編集、削除ができるユーザーを制限できます。
フィールドの値を条件にして、レコードごとに異なるアクセス権を設定できます。
kintoneは、「アプリ」「レコード」「フィールド」のそれぞれに対して、アクセス権を設定できます。閲覧や編集ができるフィールドを制限したい場合は、「フィールドのアクセス権」を設定しましょう！
たとえば、以下のようなシーンで利用できます。
社員名簿アプリで、「郵便番号」と「住所」のフィールドを作成した。
限られたメンバーだけがこのフィールドを閲覧できるようにしたかったため、「フィールドのアクセス権」で「閲覧」できるメンバーを限定した。
アクセス権は、ユーザーによって「閲覧」「編集」「削除」などの操作を制限できる便利な機能です。
一方で、誤った設定をしてしまうと、例えば、閲覧するべきでないユーザーがデータを確認できてしまうこともあるため、設定をよく確認してから運用を開始しましょう！
アプリを作成した際、初期値ではEveryone（全員）に「レコード削除」の権限が付与されるため、レコードの削除を許したくない場合は、Everyoneの「レコード削除」権限を外しましょう。
なお、レコードの編集も許したくないアプリの場合は、「レコード編集」の権限もあわせて外しましょう。
アプリを管理・設定できる人が不在や不明の時に、業務が止まってしまわないように、アプリ管理者は普段から複数人で担当するのがおすすめです。
「アプリ管理」の権限を持つと、アプリの一覧画面やレコード詳細画面の右上に歯車マークが表示されます。
アプリ管理者を増やす時は、アプリの設定画面から任意のメンバーに「アプリ管理」権限を付与しましょう。
アプリの削除は、「アプリ管理」権限を持っている人であれば実行できます。
作ったアプリを、他の誰かが間違って消してしまうことを防ぐためには、作成したアプリにて、「アプリのアクセス権」から、「アプリ管理」の権限が不必要に付与されていないか確認しましょう！
※ なお、kintoneの「システム管理者」は、アプリ全てを管理する権限を持っているので、「アプリのアクセス権」の設定に関わらず、アプリの設定変更や削除が可能です。
一度フィールドを削除すると、そのフィールドに登録された過去のデータも消えるため、注意が必要です。 過去のデータを今後も確認したい場合は、以下の対処法がおすすめです。
フォームの一番下などに「グループ」フィールドを追加し、フィールド名を「参照用」「使わない項目」などに変更して、フィールドはその中に設置しておき、必要な時に確認できるようにする。
CSVファイルなどで過去のデータを確認できれば良い場合データをCSVで書き出してから、kintoneアプリ上のフィールドを削除する。
14日以内であれば、削除してしまったアプリを削除時点の状態に復旧することができます。
アプリを復旧すると、レコードのデータおよびアプリの設定のどちらも削除時点の状態に戻ります。アプリを復旧できるのは、cybozu.com共通管理者のみです。
削除してから14日以上経過したアプリは復旧できないため、気付いたらすぐに管理者に相談をしましょう！
一部のメンバーだけが閲覧できるアプリを作りたい。
kintoneのアプリには公開範囲を制限する機能がある。
〇か×か。
公開範囲の制限にはアクセス権という機能を利用できます。
アクセス権を設定すると、ユーザーに応じて閲覧・編集できるデータを制限でき、アプリ・レコード・フィールドごとに設定できます。
たとえば、以下のような設定が可能です。
- 案件管理アプリは、営業部のメンバーしか使えないようにする（アプリのアクセス権）
- 社員名簿アプリは、自分の情報しか見られないようにする（レコードのアクセス権）
- 日報アプリの上司の入力欄は、上司しか編集できないようにする（フィールドのアクセス権）
社員にアンケートをとるアプリを作成している。 作成中のアプリを同僚に確認してもらったところ、「自分の回答は見えるが、 他の人の回答を見えないようにすることはできないか？」と質問された。 kintoneではこのような設定ができない。 〇か×か。
「アプリのアクセス権」と「レコードのアクセス権」を設定することで、レコードの閲覧などの操作を、任意のメンバーだけに制限することが可能です。例えば、レコードの作成者だけがそのレコードの閲覧・編集・削除をできるようにするには、次の手順で設定します。
①「アプリのアクセス権」で、回答をしてもらいたいユーザー全員に閲覧・追加・編集・削除のチェックを入れる。
②「レコードのアクセス権」で、レコードの作成者だけに閲覧・編集・削除のチェックを入れる。※ Everyoneの閲覧・編集・削除のチェックは外す。
社員名簿アプリで「郵便番号」と「住所」のフィールドを作成した。 限られたメンバーだけがこのフィールドを閲覧できるようにしたい時は、 「フィールドのアクセス権」を設定すると良い。〇か×か。
kintoneは、「アプリ」「レコード」「フィールド」のそれぞれに対してアクセス権を設定できます。
例えばフィールドに対して閲覧や編集ができる人を制限したい場合は、「フィールドのアクセス権」を設定します。
アプリを運用開始する前に、アクセス権を適切に設定できているか、
必ずチェックしておくと良い。
〇か×か。
アクセス権は、ユーザーに応じて閲覧・編集・削除などの操作ができるデータを制限できる便利な機能です。
一方で、誤った設定をしてしまうことで、閲覧するべきではないユーザーからもデータが見えてしまうことがあります。設定をよく確認してから運用を開始しましょう。
「顧客管理」のアプリを作成した。
ユーザーが間違って顧客情報のレコードを削除しないようにしたい。
そのためには「アプリのアクセス権」を設定し、
「レコード編集」の権限を外すのが良い。〇か×か。
「アプリのアクセス権」を設定し「レコード削除」の権限を外すのが正解です。
アプリを作成した際、初期値としてEveryoneに「レコード削除」の権限が付与されるため、レコードの削除を許したくないアプリの場合は、権限を外しておきましょう。
なお、レコードの編集も許したくないアプリの場合は「レコード編集」の権限も外しましょう。
上司から管理を頼まれたアプリがある。
早速アプリを開いてみると、このような画面が表示された。
私はこのアプリの設定を変更することができる。
〇か×か。
「アプリ管理」権限を持っているユーザーのみ、アプリの設定が可能です。アプリ管理権限を持っているユーザーは、アプリの一覧画面やレコード詳細画面の右上に歯車マークが表示されます。
歯車マークをクリックでアプリの設定画面を開くことができます。変更・管理が必要なアプリにて歯車マークが表示されていない場合は、アプリの管理者に管理権限の付与を相談しましょう。担当者の急なお休みなどに備えて、アプリ管理者は普段から複数人で担当するのがおすすめです。
作ったアプリを、他の誰かが間違って消してしまうことを防ぐためには、
作成したアプリの「アプリのアクセス権」から、
「アプリ管理」の権限が不必要に付与されていないか確認すると良い。
〇か×か。
アプリの削除は「アプリ管理」権限を持っている人であれば実行できるため、「アプリ管理」権限を不必要な人に与えないように注意しましょう。
※kintoneの「システム管理者」はアプリ全てを管理する権限を持っているため、「アプリのアクセス権」の設定に関わらずアプリの設定変更や削除が可能です。
登録が不要になった「FAX番号」のフィールドを削除した。 後日、過去のデータを参照したいと思った時、 フィールドに登録してあったデータはいつでも元に戻すことができる。 〇か×か。
一度フィールドを削除すると、そのフィールドに登録された過去のデータも消えるため要注意です。過去のデータを今後も確認したい場合、以下の方法がオススメです。
フォームの一番下などに「グループ」フィールドを追加し、フィールド名を「参照用」「使わない項目」などに変更して、「FAX番号」のフィールドはその中に設置しておき、必要な時に確認できるようにします。
データをCSVで書き出してから、kintoneのアプリ上から「FAX番号」のフィールドを削除します。
アプリを誤って消してしまった。
すぐに気付いたが、もう復旧することはできない。
〇か×か。
削除してしまったアプリは、削除時点の状態に復旧することができます。
アプリを復旧するとレコードのデータおよび、アプリの設定（一部を除く※）のどちらも削除時点の状態に戻ります。
ただし、アプリを復旧できるのはcybozu.com共通管理者のみになります。
また、削除してから14日以上経過したアプリは復旧できないため、気付いたらすぐに管理者に相談をしましょう。
※アプリ復旧の詳細についてはヘルプをご確認ください。
結果はいかがでしたか？
全問正解できていれば、ひとまず安心です！
間違えた問題がある方や、不安なことがある方は
解説資料（PDF）やkintone公式ヘルプでおさらいしましょう！
