株式会社ヤマウチは、宮城県南三陸町で採れる新鮮な魚介類の販売、および水産加工品の製造・販売を行う企業です。1949年に鮮魚店としてスタートし、現在「南三陸さんさん商店街」の実店舗のほか、2つの水産加工工場を構えています。

また同社は、全国的にも多くの顧客を獲得しています。1990年初頭から通信販売を始め、その後2005年に立ち上げたECサイトの運営に力を注いできたからです。延べ10万人以上に利用されている同社のECサイトは、2013年に第10回オンラインショップマスターズクラブ最優秀実践者賞を受賞するなど、業界の枠を超えて高く評価されています。

しかも、そうした今日の同社の姿は、あの2011年3月11日の大津波によって、工場を含む社屋のすべてを失いながらも、そこから立ち上がり、再度築き上げたものなのです。

3.11によって、南三陸町は市街地の約8割が浸水し、人口も町外流出を含めて大幅に減少。専務取締役の山内恭輔氏は、そこからの再出発を決意しました。圧倒的に人手が足りず、業務の効率化は必須だが、そのためになにをすればいいのか。人材確保のため、「つらく、楽しくない仕事」という水産業に対するイメージをどうすればぬぐい去れるのか。トップダウンですべてのものごとが進み、スタッフはただいわれたことをするだけ、「こうしたい」という意見をいいづらく、アイデアを出そうという意欲すら持てない、そういう社内の風土をどう変えればいいのか……。

社内で長年くすぶり続けていたそれらの問題が、震災によって表面化し、会社再建にあたって乗り越えなければならない壁として山内氏の前に立ちはだかりました。中でも、情報の管理や共有に関する課題は、明らかに改善を要する点として、震災前からずっと山内氏を悩ませていたといいます。

「社内には情報共有という意識がほとんどありませんでした。ECサイトのお客様データは社内サーバーひとつで管理し、取引先とのやり取りや見積りといった案件情報は、スタッフ個人のPCや、FAXなどの紙の形でバラバラに存在していました。

当然、そこがネックになって、いろいろな問題が起きていました。たとえば、取引先から『以前もらったのと同じ見積りをまた出して』といわれても、それが誰のPCに入っているかさえ、すぐにはわからない。『今日は100ケース注文したいけど大丈夫？』という急な電話があっても、在庫を調べなければならず即答できない。これはさすがにまずい、クラウドを導入しようか、と考えていた矢先、震災が起きて、約11万人分のお客様データを失ってしまったのです」（山内氏）

熟考の末、山内氏はひとつの結論に達しました。それは、これまでのように経営陣や上司の指示がなくても、あるいはことあるごとに伺いを立てなくても、スタッフ一人ひとりが意思決定し、個人またはチームで業務を進められる社内環境を整えることでした。そうなれば、スタッフは仕事を“自分ごと”ととらえ、やりがいや楽しさを感じるようになるはずだ、と。

それを実現するために必要なものとは？　スタッフが自ら考える上で判断材料となるデータベースがあればいい。これまでバラバラだった社内の情報をひとつにまとめれば、それをスタッフが好きなときに活用して意思決定し、トップダウンではなく個人やチームで業務を進められるようになるのではないか。山内氏はそう考えました。

山内氏は長い時間をかけ、さまざまなシステムの導入を検討しました。しかし、見積りはどれも想定を超える金額。しかも、使っているうちに手直しが必要になれば、また費用と時間がかかってしまう。どうすべきかを悩んでいたまさにそのとき、kintoneに出会いました。

「IT関連企業の知り合いが、kintoneを使ってみせてくれたんです。目の前でアプリができ上がっていくのを見て、『これだ！』と。特に感銘を受けたのが、誰でも簡単にアプリを作れるところ。『各スタッフが自ら意思決定して業務を進める』という私の目指すところにぴったりだと感じて、その場で導入を決意しました」（山内氏）

とはいえ、山内氏のそんな情熱や感動が、スタッフにすぐに伝わったわけではありません。kintoneの導入を発表したときの社内の反応は、「専務がなにか余計なことを始めたな」という冷めたものだったそうです。

そこで山内氏は、まずは利用を定着させることが先決と考え、スタッフに対し、とにかくデータを入力してほしいと、粘り強く伝え続けました。そして自身は、案件管理アプリをはじめ、ひたすらアプリを作り、その数を増やしていきました。

すると、kintoneに向けられるスタッフの目が次第に変わっていったのです。チームでデータを共有する効果を実感し始めたからだ、とデザイン室デザイナー兼商品開発部の後藤亜紀氏はいいます。

kintoneが可能にしたことはまだまだあります。案件管理アプリを使えば、たとえ営業担当が変わっても、あるいはいちいちExcelやメールを開かなくても、1つのページで過去のやり取りを時系列で追うことができます。製造・出荷に関しても、工場のスタッフへの指示書やマニュアルをすべてkintoneで作り、それをiPadで閲覧する形に変えたことで、紙を使った面倒な指示ややり取りが不要になり、スタッフが現場で自ら判断して業務を進められるようになりました

その効果は、当初の目標のひとつだった業務の効率化だけに留まりません。多くの業務において、本来担当でないスタッフや新しく入社したスタッフでも、kintoneでまとまった情報を活用することで、各業務の熟練者に近いレベルでの対応が可能になったのです。通販事業部の後藤妙美氏はいいます。