# まとまると強い 株式会社東京ドーム

「がんばらなくていい。
仕事を楽しくする方法を考えよう」
情報がまとまって生まれたチーム内の連携は、
部内全体、そして全社へ!

  • チーム名:株式会社東京ドーム
  • 業  種:娯楽・健康施設の運営、イベントのプロモート事業など
  • 導入規模:30名
人物 人物 人物 人物 人物

約1,000社の出店者とのやり取りは
非効率・不正確な紙とFAX
殺伐とする職場、仕事への覚悟と諦め、
去来する「いつ改善される?」との想い

株式会社東京ドーム 望月秀吉様 株式会社東京ドーム 望月秀吉様

株式会社東京ドームは、日本を代表するスタジアムをはじめ、Spa LaQuaや東京ドームシティアトラクションズなど、数多くのテナントやレジャー施設を運営する企業です。その中核施設で“広さの単位”としてもなじみ深い東京ドームでは、自社主催のイベントを定期的に実施しています。中でも大規模なのが、2019年開催時には約45万人が来場した「ふるさと祭り東京」。そのほか3つの自社主催イベントも合わせて、総来場者数約100万人、出店者数約1,000社に達します。まさに東京ドームにふさわしい、社員にとっても晴れの舞台です。

ただ、表舞台が盛大であるほど、その裏でこなすべき作業が膨大になるのは必然。企画・運営を担う同社興行企画部は、多岐にわたる業務を短期集中で切り盛りしなくてはなりません。自主興行・出店・宣伝といった部内の各チームの連携はもちろん、出店者などの社外との調整作業も多く、繁忙期には長時間残業や休日出勤が深刻化していました。

そしてその背景には、さまざまな情報をバラバラに管理していたことによる業務の非効率性と不正確性という大きな課題があったのです。当時、興行企画部でイベント運営に携わっていた望月秀吉氏はこう振り返ります。

「特に問題だったのが出店者様とのやり取りです。約1,000社分の出店の申請書のほとんどは、郵便やFAXで送られてくる手書きの紙で、それを数名のスタッフがPCに黙々と打ち込んでいました。当然、入力ミスは発生しますし、誤字や文字を読み取れないことも多く、そのつど出店者様に電話で確認しなければなりませんでした。
また、随時更新されるそうした情報は、紙やExcelなどバラバラな形で存在し、しかもさまざまな場所、たとえば担当者の机の上やPCの中、あるいは各チームで個別に管理されていました。そのため、どれが最新の正しい情報なのかすぐにはわからず、確認にいちいち手間がかかる。チーム間での情報のタイムリーな共有や連携が難しい状況でした」(望月氏)

イベントが近づくにつれて残業が増え、オフィスには殺伐とした雰囲気が漂ってくる。そんな中、皆が「いつになったら改善されるんだ」と思いながらも、「この仕事はこれが当たり前」という、覚悟とも諦めともつかない気持ちを抱いている。この非効率的な作業が減れば、出店者様やお客様に喜んでもらえることを考える時間をもっと取れるのに……。望月氏も割り切れない思いで業務をこなしていたそうです。

「求めていたのはこれだ!」
試行錯誤3年目にして出会ったkintone
情報が1か所にまとまり業務コスト大幅カット、
情報の正確性と即時性が格段に向上

課題とkintoneによる効果の説明図

情報がバラバラ、チーム内外の連携もバラバラ、仕事への想いもバラバラ……。そうした状況を打破するため、望月氏はさまざまなことを試しました。“紙文化”からなんとか抜け出そうと、Excelの自動転記の方法を独学し、申請書をExcel形式にして出店者とメールでやり取りする形に変えたこともありました。しかし、出店者から返送されたデータは、望月氏の期待に反し、フォーマットが変えられていたりPDF化されていたりする。「これを処理するぐらいなら紙を手入力したほうが早いじゃないか…」。心が折れそうになりながらも、望月氏はまた別の方法を探し始めるのです。

そんな試行錯誤を続けること3年。望月氏はついに出会いました。たまたまWebでサイボウズ主催イベントのページにたどり着き、kintoneの存在を知ったのです。イベントに参加して望月氏は直感したといいます。「求めていたのはこれじゃないか」と。

「これならいろいろなことができそうだと確信しました。とはいえ、チームのITスキルは高くなく、私自身、まったく知識がない。しかも異動はいつ訪れるかわからないため、この先ずっと直接関われるという保証はない。誰でもストレスなく、きちんと使い続けられるものにしなければ意味がありません。そこで、構築はプロにお願いして、カスタマイズせずにできそうな業務だけkintoneで改善する方針にしました」(望月氏)

望月氏の目指した業務改善とは、ひと言でいえば、バラバラな情報を1か所にまとめ、その流れを最適化することでした。情報がPCに入力されるまで、紙の形のまま留まっている。情報の更新があっても、PC内のデータが変更されるまで古い状態で残されている。そしてその不正確な情報が、さまざまな確認作業を経て他チームに渡される。それを改善するには、kintoneで「そこさえ見れば最新の正確な情報を必ず得られる」という仕組みを作ればいい。情報の流れは最適化され、業務を大幅に効率化できるはず。これが長年の試行錯誤を経て望月氏のたどり着いた結論です。

kintoneの標準機能で作ったアプリにプラグインを組み合わせて誕生した申請業務アプリは、まさにそれを実現するものでした。出店者は、専用マイページと申請フォームから手軽に申請情報の登録や変更を行えるようになりました。一方の運営側は、kintoneに蓄積された常に最新の情報をいつでも確認できます。手書きの申請類の作業の6割~9割が電子化された結果、PCへの入力やチーム内外の確認などにかかるコストは大幅にカットされました。同時に、入力ミスがほぼゼロになり、情報の正確さと共有スピードが格段に向上しました。望月氏の念願がついに叶ったのです。

「kintoneでこんなことができるのでは?」
前向きになったスタッフの意識
チームがまとまり、チーム間の連携が生まれ、
さらに広がる活用範囲

その成功を踏まえて望月氏は、kintoneの活用範囲を他の業務へ広げていきました。そのひとつが拾得物・紛失物の管理業務です。もともと同社では、イベント中1,500件を超える拾得物と紛失物の管理をそれぞれ別の紙の台帳で行っていました。1日中それにかかりきりになるスタッフがいるほど大変な作業です。また、台帳のある場所と問い合わせを受ける場所が別々だったため、お客様から電話を受けたスタッフが、台帳を管理するスタッフに連絡し、そこでさらに2冊の台帳を突き合わせて確認しなくてはならず、お客様を待たせてしまうケースが多かったそうです。

「これもkintoneでなんとかなりませんか?」。改善を求める現場からの声を受け、望月氏はkintoneで拾得物届と紛失物届、2つのアプリを作成して連携。キーワードで検索するだけで、どんな拾得物・紛失物があるかをひと目で把握し、ただちにお客様に回答できるようになりました。さらに、拾得物アプリの基本色を青、紛失物アプリを赤にして、スタッフがどちらのアプリであるかを間違えずに直感的に入力・確認できるようにするなどの工夫を凝らしました。

「アプリの色を分けるのは現場からのアイデアなんです。実はkintoneを導入した当初、『自分には必要ない』というスタッフも少なからずいました。長い間、問題があってもなかなか変えられず、ずっと同じやり方で仕事をしてきましたからね。ところが、チームの皆でkintoneによる業務改善に取り組み、仕事がすごくやりやすくなっていったのが成功体験となって、意識が変わってきた。今ではkintone内で『こんなことができるのでは』という議論が盛んに行われているんですよ。『私はもうすぐ定年だし……』といっていたキャリアの長いスタッフから、『kintoneは便利。なかったら仕事できない』といわれたときはもう、本当に嬉しかったですね」(望月氏)

拾得物アプリ 拾得物アプリ 現場のアイデアで、拾得物届と紛失物届の2つのアプリを作成して連携。どんな拾得物・紛失物があるかをひと目で把握できるよう、視覚的にも分かりやすく工夫されている。

kintoneを活用することで、部内の多くの業務が飛躍的に効率化されました。結果、作業負荷の軽減されたスタッフが、他チームの業務を手伝いやすくなりました。バラバラだった情報がkintoneでまとまって業務が改善され、スタッフの意識が変わりチームがひとつになる。スムーズな情報共有でチーム間のつながりが生まれる。複数チームの皆でひとつのイベントを楽しく作り上げたいという、望月氏が興行企画部に異動して以来持ち続けてきた情熱が実を結んだのです。

kintoneはさらに、そんな望月氏の当初の目標をも超える効果を生み出しつつあるようです。

「もともと興行企画部の業務改善のために入れたkintoneですが、今や社内の他部署でも導入が進んでいるんです。経営層から『kintoneの話を一度聞かせてほしい』といわれることもありました。そしてなにより嬉しかったのは、私がマーケティング戦略部へ異動した際、それまで一緒に仕事をしてきた興行企画部の若いスタッフから、『これからも望月さんみたいに楽しく働きたいです』といわれたことですね。私がkintoneの導入後いい続けてきた、『がんばらなくていい。仕事を楽しくするにはどうすればいいかを考えよう』という言葉が伝わったんだ、と」(望月氏)

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鬼退治の後案件が増えて、導入を決意。各動物が現場から改善を続けている。

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