kintone hive 2016.9.23 Shanghai

事例セッショントップを飾ったのは、精密金型やプレス加工、自動機の設計・開発・製造を展開するタイヨーアクリス（本社・京都）の中国法人・上海太瑶自動化科技有限公司の加藤康寛氏だ。自社工場を持たないファブレスメーカーとして中国で独自の生産ネットワークを構築し、日本で培った高い技術力を持つ技術者を各協力会社に常駐させ、中国国内の顧客に製品を供給する体制を築いている。社員7名が上海を中心に各地を飛び回る日々において、kintoneが各自の活動に関する情報を集約して管理するプラットフォームになっている。「それぞれの商談内容や顧客情報、案件情報や見積り金額など販売に関わる情報はkintoneで管理しています」。販売管理をはじめ、社内の情報は全てkintoneで共有している。

特に主力事業の一つである自動機は高価なもので100万元を超える取引になるため、自社のキャッシュフローが回るように受注と発注の情報を関連付け、案件毎の利益を把握し、入金と支出を予測する上でkintoneが欠かせないという。「受注管理と発注管理で対になる案件を”紐付けキー”で関連付けることによって正確な利益の把握と的確かつ迅速な経営判断が実現できます」と独自の工夫を紹介。ではなぜ、kintoneを採用したのか。加藤氏はエクセルや他のパッケージソフトと比較して「アカウント単位の課金で適切な投資が可能な価格」「エクセルよりも簡単かつ直感的にカスタマイズができる機能」そして「ブラウザさえあればいつでもどこでも作業でき、かつ最新の情報が共有できるクラウド」の3つの利点を挙げた。

続いて登壇したハウス食品の中国法人・好侍食品（中国）投資有限公司の山岸大地氏は、中国の伝統衣装を身にまとって登場。「カレーライスを人民食に」をスローガンに掲げ、現在は中国でグループ会社6社を抱え、全国12都市に営業所を構える大所帯だ。「2011年当時の私の管理範囲は4都市でスタッフ8名だったのに対して、昨年は11都市で50名強まで拡大した」。その事業拡大に伴う急激な組織拡大と人員増加はマネジメントの課題も浮き彫りにしたという。特に内陸部や2級3級都市では事務所を設けず、各スタッフは在宅勤務。「散在するつぎはぎ状態の顧客情報を集約して管理することが急務だった」とkintone導入を振り返る。しかし、慣れない入力作業や情報共有に対して中国人スタッフの反発は想像以上だったという。

そこで山岸氏は、会社の意思として徹底してkintone活用による利点を説明し、定例会議で各部門の使用率をマネージャーに共有する一方、「顧客マスタの登録は現場が直接行わずに専任部門が担当することで情報の正確性を担保して定着化を図ってきた」と導入後の工夫を披露。運用開始から5ヵ月経った今では、販売店舗を巡回するスタッフの訪店記録の入力率は8割を超えるまでに定着したという。さらにユニークな利用方法として店頭での試食手配申請を紹介。営業部門から申請があると販売企画部門が確認し、その内容は外部の販売促進会社とkintone上で共有され、店頭に適切なスキルを持つマネキン販売員を派遣する仕組みだ。「限られた期間でシステムを構築できるスピードと、サービス開始後も状況の変化に合わせて柔軟に仕様を変更できる点が魅力」と山岸氏はkintoneを評価し、「パソコンが苦手な中国人スタッフの一人が”kintoneを導入して便利になった”と言ってくれた時は本当に嬉しかった」と笑顔で締めくくった。

3社目の事例は、サイボウズの中国法人である才望子信息技術（上海）有限公司から伊東大輔が、「サイボウズはkintoneをどのように活用しているのか」という多くのユーザーからの声に答えるべく満を持して登壇。中国でkintoneを販売するにあたってテストマーケティングを開始した2012年当時から、190社近くまで導入社数が増えた現在まで、いかに自社内で運用するか試行錯誤した生々しい体験を披露した。最初はシンプルに顧客、商談、日報の3つのアプリだけで、データを入力してもらうために2つの工夫を施した。一つは「顧客マスタを入れないと商談報告ができない仕組みにする」。そして、もう一つが「とにかくkintone上でマネージャーがコメントを書き続ける」。「それを毎日毎日続ける。すると、他の部員がマネージャーとどのようなコミュニケーションをとっているのか気になり、kintoneを見る習慣ができてきました」

日々のコミュニケーションがkintone上で図れ、必然的に顧客マスタが出来上がる。2013年6月にkintoneを中国で正式にリリースする頃には社内でそうした運用が定着した。次に考えたのが、営業部員の入力負荷をいかに軽減するかだ。商談アプリで入力した最新の情報が案件アプリの項目に自動更新されるようにすることで、二重入力や入力ミスによる修正の手間を大幅に改善。「案件アプリの情報が常に最新の状況なので、それまで別に提出していた週報をこの段階で廃止しました」と伊東はその効果を伝えた。ガルーンも含め、導入社数が500社を突破した以降は、直近の契約更新が完了したら次年度の更新情報が自動で出てくるなど、サポート部門の業務効率化を図り、全社で本業に専念できる体制を作っているという。「kintoneは組織とともに変化して成長できるツール。最初から完璧を目指さず、試行錯誤しながら効果を出すことが大事」と自社の事例プレゼンを締めくくった。

トリを飾ったのは、スプレーノズルの提案販売と霧の特性を利用した課題解決のソリューションを提供する霧的池内 (上海) 貿易有限公司（霧のいけうち）から竹内大輔氏。いまや、kintoneに80個近くのアプリを持つ自他ともに認めるkintoneヘビーユーザーだ。そんな竹内氏がkintoneを社内で定着させるコツとして披露したのが、「楽しさを演出すること」。「中国人社員はSNSが大好き。それを利用しない手はない」と、kintoneで実装できる「いいねボタン」を活用して、”イイネ！！獲得ラインキング”を毎月発表している。「いいねボタンやコメントで、登録された報告に対してとにかくフィードバックする」。楽しさの演出でkintoneへの登録を促す一方、日報が登録されないと交通費を支給しないなど、経費申請をはじめ、人事考課といった仕組みと連動する「トップダウンで変える」ことの重要性も付け加えた。

2001年の上海事務所開設以来、徐々に拠点や人員が増加する中で社内での情報の共有や蓄積が難しくなり、頭を抱えていたという竹内氏。kintone導入後も社員からの反発も少なくなかったが、「営業部員の退職後、kintoneに蓄積された顧客情報が業務の引き継ぎに大きな効果を発揮した」と、その利便性が社内に認められたきっかけを語った。竹内氏は日本本社と中国法人の定型業務にもkintoneを取り入れた。「最初は本社メンバーから拒絶。でも中国側のスタッフが”こんなに便利なkintoneを利用しないなんて”と根気よく説得して本社でも導入することに。今では”他の業務もアプリにできないか”と本社メンバーからリクエストがあるほどです」と、日中でのkintoneへの評価の高さを力説した。