本記事は日経電子版広告特集にて制作・掲載された記事です。
(掲載期間:2018年9月28日~)

提供:サイボウズ

組織の問題をどう解決すべきか 管理職/プレマネ/現場が“本音”を吐露!

覆面座談会 [後編]

覆面座談会 [後編]

円滑なコミュニケーションと効果的な情報共有

話がかみ合わない“バラバラな組織”問題は 解決できるのか?

覆面座談会 [後編]

前編では“組織がバラバラ”なことで生じる問題とその解決策について、企業の「管理職」「プレイングマネージャー(プレマネ)」「現場社員」、それぞれの立場の参加者が本音をぶつけ合って議論した。根っこの部分ではみんなが組織を良くしたいと思っているのに、各レイヤー層の気持ちにすれ違いが生じて、結果“バラバラ”な状態に。そこで浮き彫りになったのは「コミュニケーション」と「情報共有」の不足・欠落という事実。もっと言えば「できているつもりのコミュニケーション」と「できているつもりの情報共有」を見直す必要性だ。では、円滑なコミュニケーションを実現し、効果的な情報共有を図るには、どうすればよいのだろうか。後編ではITツールの導入によって解消を図り、結果として業務効率を改善させた事例も交えながら、そうしたツールの有効性について三者三様の意見を聞いた。

ビジネスの世界にもまん延する“話がかみ合わないバラバラな組織”問題

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  • 営業部門の現場A氏
  • 広告会社で営業を担当。管理職との間に
    距離を感じている。
  • 総務・労務部門の現場B氏
  • 不動産会社で総務を担当。
    上司の説明不足に不満を持っている。
  • 人事部門のプレマネC氏
  • 外資系の人事部門で採用を担当。
    コミュニケーションは重要と認識している。
  • 研究開発部門のプレマネD氏
  • 消費財メーカーの研究開発を担当。情報共有は
    むやみにしないほうがよいと考えている。
  • 営業・企画部門の管理職E氏
  • 教材会社の営業部門長。せっかくの助言が
    部下に伝わらないと嘆いている。
  • 営業・企画部門の管理職F氏
  • 法人向け語学研修会社の地域統括責任者。
    情報共有の大切さを痛感している。

課題解決のためのITツール?
活用しきれていない実情

 「組織の問題はどれも根っこは同じ」―― 解決するにはコミュニケーションと情報共有の不足・欠落を解消することが重要という点で、管理職、プレマネ、現場の意見がまとまりつつある。

 とはいえ、あらゆる企業にITが広く普及している現在、コミュニケーションと情報共有を実現する何らかのITツールや仕組みは当たり前のように導入されているはずだ。もちろん座談会参加者の企業も例外ではないだろう。

 だが、コミュニケーションと情報共有が不足しているために起きる問題が今回議論されたことからみて、導入されているITツールや仕組みが「うまく使われていない」「うまく機能していない」と疑われる。

 そこで、参加者の企業が導入しているコミュニケーションと情報共有を実現するITツールや仕組みについて聞いてみた。

写真:覆面座談会風景 その1

―― コミュニケーションと情報共有を図るには、ITツールの導入が最善策と考える意見もあります。みなさんの会社ではどのようなITツールを導入していますか?

アイコン:管理職E管理職E

当社ではテキストチャット機能を備えた一般向けのソーシャルネットワーキングサービス(SNS)を利用しています。おもに外出先の営業担当者との情報共有に利用していますが、社内のコミュニケーションにも活用しています。

アイコン:管理職F管理職F

当社は一般向けSNSの利用を禁止しているので、1年前にWebベースの法人向けクラウドチャットツールを導入しました。情報共有のためにいちいち会議を開催すると無駄な時間や移動が増えて非効率的ですが、ITツールなら時間や場所にとらわれることなく情報を共有できるので、非常に便利に使っています。

 管理職E氏の会社では、外出する営業部門の社員がさまざまな情報を得ることを目的にSNSを導入したが、現在は社内コミュニケーションの手段としても利用しているという。管理職F氏の会社でもSNSは導入されており、約1500名の全社員にアカウントを配布し、必要な組織単位ごとにグループを作成してコミュニケーションの活性化を図っている。例えば「新商品提案」というグループを作り、若手の社員から管理職までが参加して役職に関係なくSNS上で活発な議論を交わしているそうだ。

 一方で、コミュニケーションはフェイス・ツー・フェイスで直接会話することが重要という意見も出た。

写真:覆面座談会風景 その2

アイコン:管理職E管理職E

確かにITツールは有用ですが、コミュニケーションといえば、やはり面と向かっての対話も重要です。ここをおろそかにして、ITツールだけに頼っていてはバラバラな組織問題は解決できないと思います。

アイコン:プレマネCプレマネC

何もかもがフェイス・ツー・フェイスというわけにはいきませんが、その良さは歴然としていますね。

 面と向かってのコミュニケーションも大事にしながら、チャットツールやメールを使ってコミュニケーションを図る企業は多い。ただ、それらのITツールを十分に活用しきれておらず、バラバラな組織問題を解決できていないのが実情だ。それでは、どうすればITツールを活用してバラバラな組織を一つにまとめることができるのだろうか。

コミュニケーションの場を
まとめることで
「意識のバラバラ」が解消

 座談会参加者はいずれも、コミュニケーションや情報共有のITツール/仕組みを十分に活用できていないという。そこで、ITツールの導入によってコミュニケーションの活性化を実現した事例、さらに情報共有の一元化により業務改善を実現した事例を提示し、その感想を聞いた。

写真:覆面座談会 その3
写真:覆面座談会 その4

―― 一つ目はコミュニケーション活性化の成功事例です。この企業では、組織内の立場の違い(役職階層)によってコミュニケーション不足が発生していました。そこで新しいITツールを導入してコミュニケーションを活性化させ、社員の仕事の“見える化”も図ったところ、それまでバラバラだった組織内の意識がまとまり、残業もゼロに近くなり、売上げも過去最高を記録することができました。

アイコン:管理職F管理職F

さきほど話し合ってきたコミュニケーション不足や情報共有の欠落を原因とする企業の問題が、まさにITツールの導入によって解決し、その結果、残業ゼロと過去最高売上を実現したわけですね。すばらしいですね。ぜひ当社もあやかりたいです。

アイコン:現場B現場B

確かにすばらしいですが、当社ではこの事例のようなITツールを導入するのはハードルが高そうだと感じました。ITの知識は社員によって差があり、社員全員が同じ足並みでITツールを使いこなすことが難しいからです。個人的には便利だと感じますが、その「使いやすさ」が気になりました。

アイコン:管理職E管理職E

この事例でとくに否定するところはありません。ただし文字によるコミュニケーションは、きつい言い方として捉えられたり、変に誤解されたりするリスクがあると感じています。

アイコン:プレマネCプレマネC

“井戸端”的なコミュニケーションの場を設けるのはよいと思います。ただしITツールの使い方を人事評価に結びつけてしまうようなことになると、本来の使い方とは違ってきてしまいますね。

 コミュニケーションの活性化と仕事の見える化が組織にとって有用なことは理解されている。一方で文字によるコミュニケーションの難しさ、ITツールを使う/使わないが人事評価の判断材料になってしまうことを危惧する指摘もあった。また座談会参加者全員に共通していたのは、操作性に優れた使いやすいITツールであるかどうかが気になるという点だ。

情報共有の場をまとめることで「無駄な業務がゼロ」に

 もう一つは、情報共有を実現した成功事例だ。これは、CRM(顧客情報管理)、チャット機能、ファイルサーバーなど複数のITツールを導入し、情報共有の環境はすでに整っていたものの、実際には情報共有がうまくいってなかったというケースである。

写真:覆面座談会 その5
写真:覆面座談会 その6

―― この企業はすでに複数のITツールや仕組みを導入していましたが、異なるITツールに情報が散在することになり、逆に仕事の効率性を低下させていたそうです。そこに改めて新しいITツールを導入して、すべての情報やデータを1箇所に集約したところ、無駄な業務がなくなり、伝達や作業指示のミスもなくなりました。

アイコン:現場B現場B

当社もまったく同じ状況です。それぞれ違うシステムが導入されているので、情報を一緒に扱えません。

アイコン:管理職F管理職F

当社ではクラウドチャットツールを情報共有の場として使っていますが、この事例と同様の問題を抱えています。本当に重要な情報はどれなのかを見極められる、そうしたITツールがほしいと感じています。

アイコン:プレマネDプレマネD

当社もまさに、同様な状況です。いろいろな便利ツールはありますが、どれも一元化されていません。昔のデータはここ、最近のデータはそこ、というような状態です。

 座談会参加者の企業でも、それぞれ異なるコミュニケーションツールや情報共有ツールが導入され、情報の分断や埋没が起きているようだ。例えば管理職F氏の会社では、1人の社員が100近くの社内チャットグループに参加し、ありとあらゆる情報をチャットでやり取りしているため、どれが重要な情報なのかがわからなくなってしまったという。またプレマネD氏の会社では、情報システム部門が情報統合を試みたものの、膨大な時間とコストがかかるということで断念したとのことだ。

 いずれにしても、この事例は座談会参加者の企業にも共通する部分が少なくないようで、その課題克服の姿に大きな共感を得た。

「コミュニケーション」と
「情報共有」を
まとめると
全員の意識が一つに

 成功事例についての議論を終えたあと、座談会参加者には「コミュニケーション」の成功事例と「情報共有」の成功事例、その両方に導入されていたツールがサイボウズのクラウドサービス「kintone(キントーン)」であることが明かされた。コミュニケーションも情報共有も一つのITツールにまとめたことで、全員の意識が一つにまとまり、バラバラにならない組織をつくったのだ。

写真:覆面座談会 その7
写真:覆面座談会 その8
写真:覆面座談会 その9

―― ここで紹介した2つの成功事例を参考に、自社にキントーンのようなITツールを導入したとすれば、どのような効果が期待できると思いますか?

アイコン:現場B現場B

意思決定が早くなりそうです。いまの当社の仕組みでは、会議の最中に情報を見ることができないし、大切な情報がメールの中に埋もれることもあります。コミュニケーションも情報共有も1箇所にまとめられるようなITツールがあれば、仕事はきっとスピードアップすることでしょう。

アイコン:管理職F管理職F

紹介された事例と同じことが当社でも実現できるとすれば、とても役に立つITツールだと思います。とくに情報一元化と情報共有が即座に行えることに魅力を感じました。メールの“Cc:”だと当事者意識が低くなりますが、キントーンだとみんなで一緒にやっているという感じが強くなりますね。

アイコン:プレマネCプレマネC

私も同じ感想です。当社もみなさんの会社と同じように、複数のITツールを中途半端に入れていて、1箇所にまとまった共有の場がありません。社内のコミュニケーションにはメールを利用し、表題のみ、本文なしのメールをやりとりしています。前職の上司が目の前に座っていてもメールを送ってくるという経験をしたので、ITツールにはトラウマがあるのですが、1箇所に場がまとまるようなITツールだと、もしかしたら変われるのかなと思えますね。

―― 最後に。今回はバラバラな組織の問題とその解決法について議論していただきましたが、みなさんはご自身の会社が一つにまとまったらいいなとお考えになっていますか?

アイコン:現場B現場B

持っている特性や得意分野も人それぞれなので、そこが違うからといって否定をせずに、それぞれの長所を温めながら、集結したときに大きな力を発揮できるような会社になってくれることが理想です。

アイコン:管理職F管理職F

理想は一つになるべきですが、現実はまだほど遠いと感じています。要するにすべてが一つにまとまるというか、全社員が同じ方向を向いてトップが左向けと言ったら左を向くというような姿ではなく、それぞれの個性を生かしながらまとまって、会社を大きくして自分たちもお金を稼ぐという目的のために一致団結してやっていこうという姿があくまでも理想です。それを目標に頑張っていこうとは思いますが、まだまだ時間はかかるでしょうね。

 座談会参加者の企業にもコミュニケーションや情報共有についての課題があり、その解決手段としてキントーンのようなITツールが役立つことがわかった。組織内の意識を自然と一つに集約させ、情報やデータも一元化できるキントーンは、バラバラな組織問題を抱える企業にとっては有力な選択肢といえるかもしれない。もちろん、あらゆる企業のすべての業務に最適なツールというわけではないが、組織の課題解決に適用できることは間違いないだろう。

座談会を終えて

 今回の覆面座談会では、ビジネスの世界における組織の問題を解決するために「コミュニケーション」や「情報共有」を図ることの重要性が明らかにされた。一方、多くの企業ですでにさまざまなITツールが導入されているにもかかわらず、満足のいくコミュニケーションと情報共有が実現できていないという現状もわかった。

 管理職は部下とのコミュニケーション不足により、お互いの信頼関係が醸成できていないことに苦慮し、現場の「報告待ち」「指示待ち」という状況に頭を抱えている。プレマネはメンバーに対してどの情報を開示すればよいかを悩み、情報共有の不備による重複作業の発生を危惧している。現場は現場で自分の意見が通らないことに不満を持ち、上司との世代間ギャップなどにも苦労させられている。

 これらの課題は、座談会参加者の企業に限った話ではない。ここで話し合われた内容を参考に、自社のレイヤー間の関係性や自身が置かれている立場をいま一度振り返ってみてほしい。果たして、本当に適切なコミュニケーションと情報共有が行われているのか、改めて見つめ直す機会なのかもしれない。

ビジネスの世界にまん延する
“話がかみ合わないバラバラな組織”問題

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